TÈCNIC/A EN ADMINSTRACIÓ I GESTIÓ_ID. 11789 Perfil professional

Descripció General

És l'encarregat/da de:

  •         L'arxiu, classificació i organització de la documentació.
  •         L'elaboració, redacció i creació de documentació i informes.
  •         Gestionar les demandes d’informació i d’atenció telefònica.
  •         Suport logístic a actes i esdeveniments.
  •       La gestió d'aprovisionament de les existències.
  •        Introducció de dades en aplicatius diversos.
  •         Economia i finances: suport a justificacions de subvencions, comptabilitat, facturació i compres.

PRINCIPALS FUNCIONS DEL LLOC DE FEINA I TASQUES VINCULADES:

- Arxivar, classificar i organitzar la documentació:

  •        Endreçar i classificar informàticament expedients i documentació
  •        Classificar, registrar i arxivar  documents segons les tècniques apropiades i els paràmetres establerts per l’empresa
  •         Classificar, escanejar, distribuir i arxivar el correu electrònic i la correspondència rebuda
  •        Actualitzar l'agenda digital (entrevistes, reunions, esdeveniments corporatius, etc.)
  •        Rebre, transmetre i controlar les entrades i sortides d'informació per mitjans telemàtics

- Elaboració i creació de documentació:

  •        Elaborar fitxers informàtics relacionals que permetin el seu enllaç, consulta i recerca
  •        Seleccionar i desenvolupar sistemes d'arxiu manuals i automatitzats d'acord amb els procediments establerts, optimitzant l'ús dels recursos en funció de les necessitats d'informació
  •        Gestionar la informació en bases de dades informatitzades
  •        Tramitar i realitzar la gestió administrativa en la presentació de documents en diferents organismes i administracions públiques en els termes i formes requerides

- Gestionar les demandes d’informació:

  •       Atendre el telèfon, donant resposta a qüestions informatives, incidències i/o reclamacions de clients, proveïdors, etc.
  •       Redactar i emetre documents, a través de correu electrònic i correu ordinari
  •        Buscar informació a la xarxa per a donar resposta a demandes de tercers

- Gestió d'aprovisionament d'existències:

  •        Realitzar el seguiment de les peticions de compres realitzades electrònicament
  •        Administrar i gestionar l'aprovisionament d'existències
  •        Registrar les entrades i sortides d'existències, mitjançant el suport informàtic o documental

 Per treballar com a professional en administració i finances (en funció de l'àrea o departament al que dóna suport) és necessari disposar de les següents competències:

COMPETÈNCIES TÈCNIQUES:

- Conèixer els programes de gestió documental més habituals (CRM, Sharepoint, Google, etc.).

- Conèixer i estar habituat/ada amb les formes habituals d'atenció telefònica (no es disposa de centraleta i l'atenció de trucades es fa directament per telèfon mòbil).

- Conèixer tasques i programari específic d'administració comptable: registre de factures.

- Estar familiaritzat/ada amb els processos de justificació econòmica de subvencions.

COMPETÈNCIES BÀSIQUES

- Català, nivell mig-alt de comprensió, expressió oral i lectoescriptura (nivell C1).

- Castellà, nivell mig-alt de comprensió, expressió oral i lectoescriptura.

- Coneixements ofimàtics, nivell avançat d’eines informàtiques.

COMPETÈNCIES TRANSVERSALS

·        - Treball en equip, ja que ha d’integrar-se, col·laborar i coordinar-se de forma activa en un grup de treball ja  establert per tal d’assolir els objectius comuns necessaris per a un bon treball administratiu.

- Planificació i organització, ja que moltes de les tasques de gestió administrativa estan subjectes a l´acompliment de terminis (nomines, venciments, tributs, etc.) que el/la professional ha de tenir previstos per assegurar-ne l’acompliment.

- Flexibilitat, per tal d’adaptar-se a l’entitat, a les seves especificitats i als seus canvis, i al seu estil d’intervenció/treball en equip.

- Orientat en l'atenció al client i donar servei.

- Capacitat de gestionar conflictes.

- Comunicació donat la interacció contínua amb clients, interns i externs.

·    - Capacitat d’aprenentatge, ja que és un perfil que constantment s’ha d’anar actualitzant a les necessitats de l’empresa i sovint a l’evolució tecnològica.  

Perfil formatiu i laboral

Per a treballar com a Tècnic/a en Administració i Finances és imprescindible disposar d’algun títol de formació professional dins la família de gestió administrativa:

  • CFGM en Gestió administrativa
  • CFGS en Administració i finances
  • CFGS d'Assistència a la direcció

- Es requereix experiència objectivable en lloc de treball similar.

- Es requereixen coneixements del tercer sector i del món associatiu, i de justificacions econòmiques i subvencions, tant públiques com privades.

 

Per a aquest lloc de feina es valorarà:

1) Disposar d’algun Certificat de Professionalitat (CP) de la família d’Administració i Gestió, tals com:

  •        CP Activitats administratives en la relació amb el client (Nivell 2)
  •        CP Activitats de gestió administrativa (Nivell 2)
  •        CP Assistència documental i de gestió en despatxos i oficines (Nivell 3)
  •        CP Finançament d'empreses (Nivell 3)
  •        CP Gestió integrada de recursos humans (Nivell 3)
  •        CP Assistència a la direcció (Nivell 3)

2) Haver realitzat cursos específics d'Ofimàtica (entorn Office) i programes de gestió de processos administratius.

Què ofereix el mercat laboral?

- Contractació indefinida

- Jornada de 38,5 hores setmanals.

- Horari de matí i tarda, amb possibilitats de flexibilitat horària per promoure la conciliació de la vida laboral i familiar.

- Conveni col·lectiu de referència: Conveni d'ació social amb infants, joves, famílies i d'altres en situació de risc. 

- Treball a distància: opcional, dos dies a la setmana, un cop passat el període d'integració a l'equip i a les responsabilitats.

- Integració a una federació d'entitats consolidada, amb 30 anys de funcionament, referent a Catalunya, organització orientada a les persones, amb bon ambient de treball.